人事作业程序

－前言

第一条依据本公司办事细则第十九条规定办理。

第二条为使本公司人事作业正轨化、制度化，能在有序可循的情况下，使

本公司人事统一、脉络一贯，并加强人事部门与各部门间的了解，借以更密切配合，提高工作效率，特制订本程序。

－主办

第三条人事作业负责单位隶属于管理部（科），设科长一人，承上级之命，

负责下列全盘人事业务。

（一）依据公司业务需要，研究组织职责及权责划分的改进方案。

（二）配合公司经营目标，依据人力分析及人力预测的结果，拟订人力资源发展计划及人员编制数额，并根据人力发展计划，筹划各项教育及训练。

（三）设计、推行及改进人事管理制度及其作业流程，并确保其有效实施。

（四）经与各单位主管会商，拟定每一职位的工作标准及其所需资格、条件，以求适才适所。

（五）依生活水准、薪资市场情况及公司政策，建议研订合理的员工待遇。

（六）制定各项员工福利与工作安全措施，并维持员工与公司间和谐关系。

人事科另设专员及办事员各若干名，分别负责下列工作

（一）专员：

1.行政公文处理；

2.员工征信调查及对保工作；

3.招募行政工作；

4.考绩行政工作。

（二）办事员：

1.资料档案管理；

2.劳保行政工作；

3.考勤行政工作。

第五条人事科组织关系

（一）受秘书处主任指挥及监督，并向其直接报告。

（二）以诚恳友善态度与其他单位协调、联系，并就其所提出的有关本单位工作的询问、质疑予以解答。

（三）在权限内督导各部门有关人事事宜。

（四）为达成本单位的任务，与其他有关方面建立并保持必要的联络。

－组织

第六条为了完成本公司的任务与目标，而将应处理的工作做适当分配安

排，对所有员工有效运用，制定本公司“组织系统表”，并视情况每年定期检查修订。

－体制

第七条区分组织中纵的性质与横的程度及其交错的结构体制，据此而设定本公司“职位（等）及职称配置表”作为人事管理基础。

－工作分析

第八条公司确立组织体制及人事措施实行前，须将各项工作职责的任务，以及工作人员的条件等予以分析研究，做成“职务说明书”作为人事行政的依据。

－分层负责

第九条为明确划分各层人员的人事权责，拟定“人事权限划分表”，表中所列的权责，各层人员均应确实负责办理，不得借词推诿，实施时如遇困难或特别事情发生，应向上一级人员请示后予以处理。

－编制

第十条本公司为推行业务及基于人事预算控制，对各部门可设职称及可

用员额予以规定，订立各单位“员额编制表”并视情况每年定期检查修订。

－人力控制

第十一条根据编制，本公司定期召开人力检查会，就现有人员适职与否、流动率、缺勤情况及应储备人力及需求人力做正确、客观的检查建议，作为人事科研订人力计划，办理开拓人力来源的参考依据。

第十二条人员拨补申请作业程序如下

（一）各单位如须增补人员，先至人事科领取“人员拨补申请单”填妥后，汇人事科办理。

（二）人事科接到申请单后，应调查所申请人员是否为编制内所需求，其职位薪资预算是否在控制内，其需要时机是否恰当等问题。

（三）人事科调查后，即就申请人员的来源做正确的拟办建议，呈总经理核准后，根据指示办理招募预备工作。

（四）人员拨补申请单经批示完毕后，均应转回申请单位，人事科凭副本办理。

－招募甄试

第十三条人员招募作业程序如下

（一）人事科收集人员拨补申请单至一定时期，即行拟订招募计划，内容包括下列项目：

1.招募职位名称及名额；

2.资格条件限制；

3.职位预算薪金；

4.预定任用日期；

5.通报稿或登报稿（诉求方式）拟具；

6.资料审核方式及办理日期（截止日期）；

7.甄试方式及时程安排（含面谈主管安排）；

8.场地安排；

9.工作能力安排；

10.准备事项（通知单、海报、公司宣传资料等）。

（二）诉求：即将招募消息告诉大众及求职人，如下：

1.登报征求：先拟广告稿，估计刊登费，决定刊登何报、何时，然后联络报社。

2.同仁推荐：以海报或公告方式进行。

（三）应征信处理：

1.诉求消息发出后，会收到应征资料，经审核后，对合格应征者发出“初

试通知单”及“甄选报名单”，通知前来本公司接受甄试。

2.不合格应征资料，归档一个月后销毁，但有要求退件者，应给予退件。为了给社会大众一个好的印象，对所有未录取者发出“谢函”也是应有的礼貌。（四）甄试：新进人员甄选考试分笔试及面谈。

1.笔试包括下列：

（1）专业测验（由申请单位拟订试题）；

（2）定向测验；

（3）领导能力测验（适合干部级）；

（4）智力测验。

2.面谈：由申请单位主管、人事主管、核定权限主管分别或共同面谈，面谈时应注意：

（1）要尽量使应征人员感到亲切、自然、轻松；

（2）要了解自己所要获知的答案及问题点；

（3）要了解自己要告诉对方的问题；

（4）要尊重对方的人格；

（5）将口试结果随时记录于“面谈记录表”。

3.如初次面谈不够周详，无法做有效参考，可再发出“复谈通知单”，再次安排约谈。

（五）背景调查：

经甄试合格，初步决定的人选，视情况应做有效的背景调查。

（六）结果评定：

经评定未录取人员，先发出谢函通知，将其资料归入储备人才档案中，以备不时之需，经评定录取人员，由人事主管及用人主管会商进用日期后发给“报到通知单”，并安排职前训练有关准备工作。

（七）注意事项：

应征资料的处理及背景调查时应尊重应征人的个人隐私权，注意保密工作。

－任用

第十四条经核定录用人员，由人事科依据甄选报名单发给“报到通知单”，请他于报到时携带下列资料：

（一）保证书；

（二）服务自愿书；

（三）员工资料卡；

（四）相片六张；

（五）户籍誊本；

（六）身份证复印件；

（七）体检表；

（八）扶养亲属申报表；

（九）学历证件复印件。

（以上应缴资料视情况可增减）

第十五条干部人员任用，视情况可发给“聘任书”。

第十六条新进人员于报到日，人事科即发给“报到程序单”，并检收其应缴资料，若资料不全，应限期补办，否则首月薪资可暂扣发。

第十七条人事科随后应亲切有礼地引导新进人员依报到程序单上的顺序，

逐项协助办理下列：

（一）领取员工手册及识别证；

（二）制考勤卡并解释使用；

（三）领制服及制服卡（总务科主办）；

（四）领储物柜锁匙（总务科主办）；

（五）若有需要，填“住宿申请单”；

（六）登记参加劳保及参加工会；

（七）视情况引导参观各单位及安排职前训练。

第十八条前条逐项办理完毕后，人事科即填制“新进人员简介及到职通知”，引导新进人员向单位主管报到，由单位主管收存到职通知后依“职前介绍表”逐项给予说明，并于报到程序单上签章交回人事科，表示人员报到完毕。

第十九条人事科依据报到程序单随后应办理下列事项：

（一）填“人员异动记录簿”。

（二）登记人事科管理用的“人员状况表”。

（三）干部人员发布“干部到职通报”。

（四）登记对保名册，安排对保。

（五）填制“薪资通知单”办理核薪。

（六）收齐报到应缴资料（扶养亲属申报表转会计科）连同甄选报名单建立个人资料档案，编号列管。

－对保

第二十条新进人员报到上班后，应实施第一次对保，以后每年度视必要复对一次，并予记录。

第二十一条对保分亲自对保及通信对保。

第二十二条被保人如无故离职，移交不清，本公司应发出“保证责任催告

函”。

第二十三条有关对保作业，应另参照人事管理规章中有关规定办理。

－试用

第二十四条新进人员试用期为三个月（作业员为40天），届满前一周由人事单位提供“考核表”，分甲（干部人员）、乙（一般人员）两种，并登记被考核人试用期间出勤资料，依人事权限划分表顺序，逐级考核。

第二十五条人事单位根据考核表发给“试用期满通知”。

第二十六条人事单位发出试用期满通知后，并依不同的批示，分别办理下

列事项：

（一）试用不合格者，另发给通知单。

（二）调（升）职者，由人事单位办理异动作业。

（三）薪资变更者，由人事单位填制“薪资通知单”办理调薪。

第二十七条前条办理完毕后，考核表应归入个人资料袋中。

第二十八条新进人员在试用期中，表现不合要求，单位主管认为有必要停

止试用时，可立即提前办理考核，并签人事异动申请单，报请权限主管核定停止试用。

－异动

第二十九条晋升（升职、升等、升级）及降级由申请人填写“人事异动申请单”及办理临时考核，转人事单位签注意见后，呈权限主管批示。

第三十条调职由申请人填写“人事异动申请单”送调职单位会签，转人事单位签注意见后，呈权限主管核定。

第三十一条未批准的升、降、调申请单退回申请单位。经批准的申请单则

由人事科依据发布“人事异动通知”，副本抄送申请单位及本人，并限期办理业务移交手续，履任新职。若职称异动或单位异动，副本应抄发会计单位，通知变更薪资名册。

第三十二条经批准异动案件，涉及调整薪资者，人事科应根据人事异动

申请单批示，填制“薪资通知单”办理调薪，呈核后转会计单位作业。

第三十三条资遣

（一）凡符合于资遣规定者，由人事主管与单位主管商定后填写人事异动申请单签注原因转呈总经理核准，然后发给“资遣通知单”（副本抄送会计单位核发资遣费）及“离职通知单”通知办理离职手续，办妥后始可发给资遣费。

（二）资遣作业应另参照人事管理规章中有关规定办理。

第三十四条留职停薪

（一）人员有留职停薪的需要时，可由申请人填写人事异动申请单并经人事主管调查符合留职停薪申请规定后，转呈总经理核准发给“留职停薪通知单”及离职通知单，通知办理离职手续。

（二）留职停薪期满时，当事人应到公司填写人事异动申请单申请复职或延长期限，凡未办理者，视同免职。

（三）留职停薪人员，概不保留底缺，申请复职时，如原服务单位无缺额或业务上已无需要时，则不准复职，视同免职。

（四）留职停薪作业应另参照人事管理规章中有关规定办理。

第三十五条免职

（一）凡合于免职规定者，可由单位主管或人事科填写人事异动申请单会签意见后，呈总经理核准，发给离职通知单通知办理离职手续并核发薪资。

（二）免职申请应参照人事管理规章中有关规定办理。

第三十六条经批准离职案件，人事科应填制薪资通知单办理停薪，转会

计科作业。

第三十七条人事单位应依据人事异动申请表逐日整理办理下列工作：

（一）填入人员异动记录簿内。

（二）登记于个人资料卡内（离职人员，其资料应予归档另行保管）。

（三）修正人事单位管理人员状况表。

－请假

第三十八条员工因故请假，应至人事科领取个人专用请假卡，依人事权限划分表逐级呈核，再转回人事单位登记于考勤表上。

第三十九条休假作业应另参照休假办法有关规定办理。

－考勤

第四十条本公司除特定人员外，均须于警卫室设置打卡单。

第四十一条各单位主管应于月终前将下月份本单位工作时间表送人事科备查；人事科收集各单位一级主管干部人员出勤时间表呈总经理核阅。（如非轮班人员，每月工作时间固定者不必再排时间）

第四十二条如需变更出勤与轮休时间，或补充新进人员出勤时间，应填“出勤时间调整单”，经权限主管核准后，转人事单位登记备查。

第四十三条员工因故延长上班时间或于假日出勤，先至人事单位领取“加

班报告单”，经权限主管核准后转人事单位查核并登记于考勤表上。

第四十四条员工因公于上班中外出，应填写“公出单”送单位一级主管核准后，交警卫室登记。

第四十五条一级主管因公外出免填公出单，但应向上级主管报备，或于办

公室交代去处，联络方法，并于警卫室登记，未赶回公司打卡下班，则由人事单位依据警卫室出入登记簿记录给予签证。

第四十六条因公而未打卡，应报备人事单位领取“未打卡证明单”，填写并经一级主管签证后转人事单位登记于考勤表上加盖公章。

第四十七条下班忘记打卡，可由本人填送未打卡证明单呈一级主管签证，

若举证有据，单位主管得予签明，视早退一次处分，若无法举证非因早退而未打卡则视未打卡一次处分，若未填送未打卡证明单者一律以旷工论。

第四十八条人事单位应于每日检视考勤表，遇异常状况或违规事情，应即主动签办，并与单位主管联络。

第四十九条员工出勤情况，人事单位应于每月终了后，编制统计表各两份，一份送会计单位核计薪资加扣，一份公布，限三日内接受更正申请。

（一）缺勤统计表。

（二）全勤人员名单。

（三）加班（勤）统计表。

（四）值夜人员统计表

第五十条人事单位应建立每一员工一份年度考勤统计表（印于个人资料卡中），逐月依据考勤表予以登录，经登录后考勤表即可销毁作废。

第五十一条每一年度终了，人事单位应即依据年度考勤统计表，统计是否有未休完特别假的人员，予以计入十二月份加班统计表内，换发薪金。

第五十二条每一年度终了后，人事单位应即调查编制翌年度享有特别假人员名单，予以造册呈准后公布实施。

第五十三条有关考勤作业，请参照“人事管理规则”有关规定办理。